電腦玩物

最近 Evernote 在電腦軟體、手機 App 與網頁端推出了一個新功能：「 工作事項 的週期提醒」 （可 下載最新版軟體進行更新 ），也就是可以設計自動重複循環的任務行動，用在每日的生活習慣養成，或是每週、每月要固定執行的例行工作，還是想要持續推進的閱讀學習進度、寫作產出進度，都會很有幫助。

當 Evernote 中的筆記整理邏輯，以一則一則專案任務筆記的方式建立起來了，那麼接下來如何做時間管理、時間提醒呢？ 在每一則任務筆記中規劃該任務的行動清單，但是如何統整在不同筆記中的待辦清單呢？如何看出當下應該優先推進的任務呢？如何提醒自己這個時間點最關鍵的下一步行動在哪裡？

兩年前我在《 大腦減壓的子彈筆記術 》書中說：「 很多時候不是我們不會時間管理，而是我們沒有先把系統建立起來。 」經過了這兩年更多的工作經驗、更多的課程討論，我更確定這個重要的前提是有效的。

雖然我從十幾年前開始就有列待辦清單的習慣，也有使用 To Do List 工具（參考： 待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案 ），不過從 2016 年一月後，我開始實踐一個「每週列子彈行動清單」的新方法，而且這個方法一轉眼就持續了超過 5 年。

為什麼用工具建立時間管理系統後，發現沒有真正提升效率？發現工具功能強大但自己的系統混亂？發現沒有動力去推動這個系統？或是感覺整理好了，卻不知道下一步行動是什麼？

最近幾次的 Evernote 課程、時間管理課程 ，遇到愈來愈多組夫妻檔學員，常常是其中一人聽過課程後，下一次邀請另一半一起前來。 上個周末的 Evernote 子彈筆記課程，就遇到一對組合，是家族的哥哥、弟弟，以及哥哥的老婆一起來上課，他們說希望能夠產生一種對時間管理、工具運用的共識，朝著家族共同的目標努力。

在寫了幾篇關於「 Zettelkasten 卡片盒筆記法 」的文章，還拍了解說影片後，有讀者問我：「是不是要從 Evernote 換到另外一個軟體（例如 Obsidian ），才能實踐卡片盒筆記法呢？」其實不用，因為我自己平常在寫書、規劃課程、做企劃，甚至有時管理任務的過程中，就常常在自己慣用的 Evernote 中，實踐「 Zettelkasten 卡片盒筆記法」。

讀者問我，之前談到了「 Notion 實踐 GTD 方法的流程 」，要不要也聊聊看，用 Notion 實踐子彈筆記方法呢？ 子彈筆記方法，就像原創者瑞德‧卡洛所說，每個人都可以有自己的理解與變形。今天這篇文章，就來聊聊我會如何在 Notion 上設計自己的子彈筆記系統吧！ 當我讀過瑞德‧卡洛的《子彈思考整理術》後，所理解的子彈筆記方法核心架構為：

我們平常免不了會拿到大量的紙張資料，應該如何整理這些資料，提升效率呢？例如： 工作時大量的會議文件、筆記、單據 學習時的書籍、論文資料整理 生活中的各種收據、說明書、個人資料 當我在進行紙張資料的整理時，有三個目的，為了滿足這三個目的，所以我採用 Evernote 來建立一個「所有紙張的資料庫」： 如何有效歸類？ 比起實體的資料夾分類， Evernote 的記事連結、標籤，可以讓分類更有彈性。 如何有效搜尋？ 比起實體的翻找， Evernote 的關鍵字搜尋，加上紙張內文的辨識索引，可以加快速度。 如何重複利用？ 比起實體的複印， Evernote 的筆記功能，讓紙張的利用更多元。 今天這篇文章，是我的真實應用案例分享，歸納為六種紙張數位化後的整理邏輯。跟大家聊一聊，我如何利用 Evernote ，來建立一個滿足上述需求的紙張資料庫。 一，目錄索引：（案例）寶寶的檢查報告 第一個整理方法，就是用 Evernote 筆記連結 建立目錄索引，取代實體紙張的資料夾分類。 從老婆懷孕，到孩子誕生初期，一年多的時間裡，要做許許多多的檢查，也拿到了很多紙本的報告資料。這些資料中，有些想要留作紀念（例如產檢時的超音波照片），有些則是覺得要以備不時之需（例如小孩的各種檢查報告，或是重要的醫療紀錄）。 我自己整理這些陸陸續續出現的檢查報告資料的方法是： 每次拿到一份新的紙本報告，當下就 用 Evernote 掃描成一則筆記 ，漸漸的會有許多則這樣的掃描筆記。 一開始就建立一則「統整所有小孩檢查報告的目錄筆記」，目錄筆記只會有一則。 每次掃描一則新的檢查報告筆記，就用記事連結，連到目錄筆記中。 在唯一一則統整小孩檢查報告的目錄筆記裡，做分類與排序。 之後這一則小孩檢查報告的目錄筆記，就可以幫助我快速的索引到之前的所有報告紙本資料了。 要搜尋到這一則小孩檢查報告的目錄筆記，很簡單。 如果想要用關鍵字去搜尋每一次不同產檢、檢查的報告，則相對有難度。 所以我只要建立好目錄筆記，能夠用關鍵字搜尋到目錄筆記，再用記事連結去索引，這是找到大量零散資料的好辦法。（功能教學，可參考： Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法 ）...

「 如何讓筆記本不是散亂流水帳？ 」這是一個常常有人在電腦玩物相關文章或 課程 中詢問我的問題：「為什麼我的筆記本常常一頁一頁一直寫下去，久了就開始變得雜亂無章？寫下的內容找不到、易漏掉？」 這個問題其實不是筆記整理的問題，而是時間管理的問題。 尤其和另外一個問題很類似：「筆記本最前面的月曆與待辦清單，不缺各種隨時在新增的任務，但為什麼每天認真填滿月曆與待辦清單，還是覺得人生的狀態依然混亂又充滿壓力？」 因為筆記本變得散亂流水帳，待辦清單變成雜事清單， 關鍵的問題其實都不在整理，而是搞錯「真正要整理的東西」。

「 子彈筆記法（Bullet Journal） 」是這幾年風行的筆記方法，由紐約設計師 Ryder Carroll 所創，在其基本法則外，也有許多愛好者衍伸出各種筆記變化。 而今天這篇文章想介紹的這個 「 Bullet Journal App 」，實際上是一個線上工具，能夠在電腦端、手機端使用，顧名思義，這是一款根據子彈筆記法則設計的待辦清單工具。 在「子彈筆記法」中，從一個月、週、日的行動清單規劃開始： 月計畫：鎖定月目標，以及列出這個月每一天的重要行程或進度。 週計畫：鎖定週目標，並列出這一週每一天的待辦清單。 日清單：記錄每一天的任務、筆記、事件。 而這款「 Bullet Journal App 」，正是根據上述月、週、日子彈筆記格式而設計。

之前分享了自己的選書、讀書方法後（ 上班族如何養成閱讀習慣？我會這樣挑書、讀書與做學習筆記 ），有許多讀者進一步追問我：「如何整理讀過的書？」 我自己的數位書櫃，是建立在 Evernote 這個軟體上，今天這篇文章，就跟大家分享我的整理方法。

新的一年，我們會覺得應該開始設計新的年度目標嗎？但更應該擔心的，是那些多出來消耗我們精力的新目標。 我自己通常很少去做年度目標的規劃。 我不是說年度目標不重要。但年度目標有可能陷入一個這樣的迷思：「這是一個全新的開始，所以我可以透過全新的目標，帶給自己全新的人生。」 但是，現實中沒有什麼「全新」的開始，12/31和1/1本質上並沒有什麼不同。新的一年不會是全新的一年，明天也不會是全新的一天。 如果目標是新年新希望，很容易變成像購物買新東西，滿足的往往只是當下的新鮮感，新買的東西卻可能造成更大的浪費。 這些「新買的」年度目標不僅實現的機會不大，甚至可能變成我們`「明年的挫折與壓力」。想想看，要做的事情都做不完了，還要透過新目標來逼自己做更多，而做不到時又更挫折嗎？

新的一年，如何幫自己準備一套時間管理的工具、設計一個屬於自己的管理系統呢？ 在 2019 年，我分享了自己用 Evernote 分享打造的時間管理系統，無論是在 書籍 、 實體課、線上課 ，都獲得很多支持與迴響。 我知道大家不一定都用 Evernote ，但因為這套系統我用了十多年，不斷打磨，所以結合具體工具來解說，最能呈現我真實管理的各種細節。 但如果你不一定在用、不一定想用 Evernote ，有什麼這套系統的邏輯可以獨立出來討論，分享給大家，並套用在不同工具上，也能幫助讀者打造自己的系統呢？ 在講了一整年的 Evernote 時間管理系統後，今天這篇文章，我來試試看討論其中不涉及工具特定功能的「時間管理邏輯」。

這幾年來，一方面在電腦玩物上分享工作方法相關文章，同時根據幾個深入研究主題撰寫成 書籍 ，然後慢慢累積了幾堂固定開設的 時間管理、數位工具課程 。 但對我來說，這幾年最流行的「線上影音課程」，則是我一直等待機會想要嘗試的挑戰。 終於，在 2019 年的 10 月，我的第一堂課程在創意市集出版社、 PressPlay 的合作下，讓我不需單打獨鬥，可以團隊合力的催生出這門： 「 子彈時間管理！Evernote重拾人生掌控權 」

在 時間管理課堂 上，常常有學員會問我這樣一個問題：「如何知道一項工作要花掉多少時間？」這個問題背後，可能包含了幾個不同層面的困擾： 每天的待辦清單上，應該列出多少事項，才不會太滿或太少？ 為什麼自己預估的時間常常不準確，於是工作總是無法準時完成？ 當一個工作比預期的要花更多時間，於是其他排好的工作就會被擠壓，最後就感覺自己每天都要趕趕趕？ 在排時間表時，如何為自己留下充裕的時間，去完成一件真正重要的事情？ 上述這些困擾， 確實都可以從「如何知道一項工作要花掉多少時間？」這個時間管理基本功開始解決。 這篇文章，就來分享我自己如何預判一個任務應該會花掉多少時間，從而讓自己可以更準時完成工作的技巧。

收集了一大堆「好像值得學習」的「資料庫」沒有用，常常最後只是變成垃圾堆？ 寫了很多「日記、心得反省」，這些筆記如何真正被拿出來使用？ 或許，在學習的過程中，確實看過一次這篇網頁資料、讀過一次這本書，覺得好，所以收集下來。也真的把當時的心得寫下，或是根據當時的想法做了重點整理。 但是，只看過一次、寫過一次的東西，在資料庫中日積月累，最後卻往往成為被遺忘的東西。或是再次看到時，已經認不得其面貌與背後意義的東西。

最近繼續著和讀者一對一的 Evernote 子彈筆記方法 對談，在最近一次討論中，讀者說希望看看我的旅行規劃專案。在解釋我如何設計整理、執行流程的過程中，想到現在剛好是暑假，很多父母、同學可能也會在這幾個月密集規畫旅遊，這樣的一套方法，說不定會對大家有幫助。 在多年前的這篇：「 如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略 」，我已經分享了如何利用 Evernote 上的功能，幫助我們收集各式各樣的旅行資料。 而最新這篇文章，我想解決兩個關鍵問題： 收集了一大堆的景點、餐廳，如何更有效率的利用假期來實踐？ 如果想要進行一個長途旅行，如何做出一個更有效率的專案規劃？

前幾日和一位讀者進行面對面討論，讀者提到他照著我的「 Evernote 子彈筆記方法 」中提到的專案目錄筆記法（書中確實倡議這樣的整理法），做出了涵蓋工作、家庭、休閒、理財、興趣、學習等等多個面向的年度計畫（但書中我沒有提到要去做年度計劃這件事）。但是半年來，發現除了工作有進展外，其他人生面向卻都尚未開始。 讀者還提到，他也很認真的每週排出下一週每一天的子彈行動清單，但是計畫趕不上變化，大多數的任務都沒有實現。 讀者問我，是不是做計劃的方式還可以改進呢？ 如何在外在環境變動、人性惰性糾結下，可以擁有「自制力」去實現計畫呢？

在我的 Evernote 子彈筆記術新書 與課程中（歡迎 追蹤與報名我的最新課程 ），最多朋友感到驚艷，但也總會進一步詢問問題的地方，就是： 如何利用「標籤」來幫助自己專注有價值任務的技巧。 最近也收到好幾封新書心得回饋裡，都提到了希望我進一步說明一下標籤設計的邏輯，於是這篇文章就誕生了。 在這篇文章裡， 我嘗試從另外一個角度來切入怎麼設計標籤？為什麼要設計標籤？ 並且這套方法， 在 Evernote 或 Trello 等擁有標籤分類的工具上都能適用。