電腦玩物

老師可能遇到這樣的問題： 出了課前預習的作業，把相關文件檔案寄給大家，但是沒辦法確定誰有看過？誰沒看過？上課前幾天，想要提醒一下還沒看過的同學，只好全部都提醒一次，但還是無法確定會不會有些同學依然沒有打開來看？ 主管可能遇到這樣的問題： 發了一份統計試算表給下屬，希望大家確定上面的內容是否都無誤，有些下屬一直沒有提供修正意見，但不知道他們是看過後真的覺得沒問題，還是其實根本還沒打開來看？這時如何準確控管這樣的狀況呢？ 也不只是老師、主管，如果我們有一份希望同事、夥伴都看過的文件、簡報、試算表，但如果用電子郵件把檔案一個一個寄給他們， 其實真的不知道他們有沒有打開檔案來看。這時候怎麼辦呢？ 於是 Google Drive 的企業版、校園版（ G Suite ） 提供了上述問題的解決方法。

最近 Google 雲端硬碟的 G Suite 版本，開始加入一個新的檔案整理「主頁面」，名字叫做「優先順序（ Priority page ）」，這是一個全新的檔案整理方法。 尤其對於以協同合作、共享檔案為核心的 G Suite 企業版來說： 這個「優先順序（ Priority page ）」的新功能，可以幫助個人「用待辦清單的邏輯」，重新去整理那些跟我共用的檔案資料夾。 這個「優先順序（ Priority page ）」的新功能，應該在 3 月底就會在 G Suite Basic 以上的各個版本中推出 。不過 G Suite 教育版與非營利組織服務等，會稍後才推出。 我已經看到這個功能，實際試用後，很推薦用 G Suite 工作的工作者好好利用看看。

圖片來源： Gmail is working on snooze, smart grouping, and a Material Design interface for the web 今天許多國外的媒體網站紛紛報導 Gmail 即將進行大改版，來自 The Next Web 的消息「 Google: Gmail will get a ‘major’ redesign soon 」提到 Gmail 將有全新的網頁版外觀，以及一些來自於 Google Inbox 的聰明功能。而在 Android Police 的文章「 Gmail is getting a new web UI with snooze, smart replies, and more in Early Adopter Program 」則引述了 Google 官方發言人的說法： Gmail 確實在進行一些重大改版，但都還在草案階段。

2018 年 3 月開始， Google 在「 G Suite 」推出了 Google Hangouts Chat 服務，開放給學校、企業版 Google 服務的用戶使用。簡單來說， 「 Google Hangouts Chat 」就是一個公司內部的即時通工具，但跟 LINE 這樣的個人即時通比起來，又更強調團隊溝通、協同合作的功能 。

2018/1/26 更新：「搜尋指定資料夾」功能，開放給一般免費用戶使用了！ 在 Google Drive 雲端硬碟中，有著搜尋檔案「內文」的能力，也有著一些特殊的搜尋語法、過濾條件，我之前在「 Google Drive 雲端硬碟 12 招祕密搜尋技巧教學大公開 」一文中有深入的介紹。 不過，技巧再多， Google 雲端硬碟卻缺少了一個理應要具備的功能，就是「搜尋指定資料夾內」的檔案，例如只搜尋［ A 專案資料夾］中的相關文件，這樣才不會一次找到整個雲端硬碟雜七雜八的東西。 而現在，這個對工作者、企業用戶來說很必要的改變終於出現， 在 G Suite 與一般個人免費版本的 Google 雲端硬碟中，都開始可以支援搜尋「指定資料夾」的資料了 。

昨天的「 Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學 」一文，分享了如何在免費的個人 Google 日曆中，建立起一套會議室預約、設備預約，以及團隊專案共用的流程，關鍵是如何讓每個人都能新增行程時，卻可以不要誤改他人行程。 那篇文章其實源自於我最近對 G Suite 版 Google 日曆的研究。 在公司、學校使用的 G Suite 中，可以用簡單的方法建立設備資源預約系統 ，這套系統有幾個優點： 每個員工可以用自己的個人 Google 日曆，直接預約公司場地、設備。 員工預約時，從自己的 Google 日曆就能查看可預約狀態。 管理者也有統一預約時間表，可以管理所有設備預約權限。 不僅讓員工預定設備變得更簡單更統一（我看過有些公司是要先去填寫設備或場地預約單，然後再自己把行程或會議安排到行事曆，變成分開的兩個步驟），對管理者來說也方便統整所有資源的使用狀態。 如果你們公司或學校使用 G Suite ，那麼可以使用這個方法，直接就在 Google 日曆建立起會議室、公務車、錄影設備、教學器材的預訂系統。

2021/7 更新 ： Google 雲端硬碟電腦版同步軟體整合，個人用戶將有哪些功能改變？ 2021/9  更新： 新版 Google 雲端硬碟電腦版心得教學，如何管理與設定檔案串流 2017 年的 7 月開始， Google Drive 雲端硬碟 針對「 個人使用者 」推出了電腦端的全新「同步與備份處理軟體」，我有兩篇主要的心得，分享了這個新同步軟體的功能教學：「 Google 備份與同步處理全新軟體下載！同步備份整台電腦教學 」、「 Google 備份與同步處理軟體使用兩個月心得：優缺點與最佳化 」。想要了解這個「 Google 備份與同步軟體」的朋友，前面這兩篇應該會是目前最詳細深入的教學。 而在 2017 年的 9 月底開始， Google Drive 針對「 企業版與教育版使用者 」，推出了另外一種叫做「 雲端硬碟檔案串流（ Drive File Stream ） 」的新機制。 企業內員工或校園的老師，在自己的工作電腦安裝「雲端硬碟檔案串流（ Drive File Stream ）」的軟體，就可以同步公司的檔案資料。但關鍵的不同在於，他是用「自動串流」的方式同步，這樣的機制有幾個優點：

Google 的機器學習技術，不只運用在圍棋上打敗人類，也不只運用在「 Google 相簿中幫我們辨識與搜尋照片 」，在以 Google Drive（ Google 雲端硬碟）為主體的辦公室平台裡，也有「機器學習技術」幫助我們 讓工作更加自動化 。 當然，目前的很多 AI 和智慧型助理功能會受限於語言，在英文版裡的應用可能性又多於中文版。例如在 Google Allo 這個其實是智慧型秘書的通訊工具中，就有中英文的不同限制，但如果仔細使用，中文用戶還是可以發揮一些應用效果，例如：「 Google Allo 聊天可用 Google 個人助理中文指令 15則實測教學 」。 不過因為我長期使用 Google 雲端硬碟來處理文書工作，所以起碼在我的文書處理經驗裡，還是可以確認 Google 雲端硬碟中有一些機器學習功能，雖然沒有英文版強大，但是也對中文文書處理很有幫助。

2017/7/11 新增「 Google 表單檔案上傳功能開放」 ： 免費簡單架設報名徵選傳檔網頁， Google 表單上傳檔案開放了 前幾天我在電腦玩物寫了一篇「 Drive Uploader 讓學生客戶直接上傳檔案到我 Google 雲端硬碟 」，雖然是在假日寫的文章，但一天之內就有一萬多人瀏覽，可見這是一個很多人心中念念不忘的需求。 但也有不少朋友提到這樣上傳檔案的「安全性」問題，因為這畢竟是透過第三方服務來轉寄檔案到我的雲端硬碟，我必須信任這個第三方服務，如果是公司內的私密檔案，好像就無法這樣收集。但好處是「 Drive Uploader 」不需要對方有 Google 帳號，上傳步驟也很方便。 那麼有沒有更安全的方法呢？ 有的，而且也內建在 Google 服務中，但必須使用「 G Suite 」的企業、學校才能使用，如果你們公司團隊使用 G Suite ，那麼可以透過最簡單的「 Google 表單」建立一份問卷，用線上問卷來收集跟你使用同一個 G Suite 服務的同事或學生們的檔案文件。

當主要檔案資料都在 Google 雲端硬碟 、 Google 日曆 、 Gmail 郵件 中，我可能會想透過統一的搜尋，一次找出某個專案的雲端文件、相關會議、討論信件，如果能一次條列出來，我要查看與整合專案都方便得多。 例如我正在製作新書的封面，有些資料在跟設計師的郵件討論中，有些資料儲存在雲端硬碟，這時候統一的搜尋，可以幫我快速統整相關的內容，加快工作的速度。 而且我可能在統一搜尋的過程中，同時發現下午就要跟設計師開一個封面討論的會議，節省了我在不同 Google 服務之間確認資料與行程的時間。 「 Google Cloud Search 」這個服務就是為了這樣的需求而設計的，一般用戶無法開啟這個功能，必須要 企業版 G Suite Business 與 Enterprise 用戶 ，才能在企業的工作流程中使用，但確實能夠幫我們「 集中工作流程 」。 1. 個人助理建議 「 Google Cloud Search 」雖然名稱叫搜尋，但設計精神其實是要當 G Suite 企業用戶工作時的「 首頁 」，因為它結合了 Google 個人助理 功能，當打開這個「首頁」，還沒搜尋前， Google 就會提示企業用戶「接下來你應該進行什麼工作」的建議。 例如下圖中我打開我 G Suite 帳號下的「 Google Cloud Search 」，首頁中看到 Google 提醒我下午有一個即將進行的會議，會議的相關文件與與會人也都清楚呈現。 或者「 Google Cloud Search 」還會提示我，之前在 Google 雲端硬碟中編輯了哪些文件，可能是進行到一半的工作，這時候我不用搜尋，直接在「 Google Cloud Search 」中就能看到這些「接續上次進度」的提示。 我之前曾經分享過一個觀念：「 搜尋，是更快進入下一步工作的方法 。」 而「 Google Cloud Search 」更進一步在搜尋之前，統整了我可能需要的下一步行動，幫我更快進入集中的工作流程，不需在行事曆、雲端硬碟、郵件中頻繁切換。 2. 跨服務搜尋搜尋 Google 雲端硬碟、日曆與郵件資料 「 Google Cloud Search 」的重點功能，則是可以同時搜尋下列 Google 服務的資料...

有時候我們擁有多個 Gmail 信箱，例如公司裡有一個 G Suite 企業版 的 Gmail ，但自己還有其他個人的 Gmail 信箱，有沒有辦法統一用一個 Gmail 信箱管理郵件？或者自己申請的 Gmail 帳號多了，有一天想要統整到一個主帳號一起管理郵件，這時候要如何滿足需求？ 雖然 Gmail 網頁版上可以做帳號快速切換，但畢竟郵件還是存在不同帳戶。而 Gmail Android App 上可以同時登入多個 Gmail 帳號並且統一管理所有郵件 ，但 Gmail 網頁版目前還無法直接使用同樣的設定方式。 所以今天這篇文章，來分享如何整合、轉移、匯入多個 Gmail 帳號郵件內容，把 Gmail 信箱裡所有新的、舊的郵件，全部都匯入到另一個 Gmail 信箱。

今天 Google 針對其企業版雲端辦公室服務：「 G Suite 」，發布了一系列讓人期待的更新，包含了： 在 G Suite 的 Google Drive 推出「小組雲端硬碟」新功能。 陸續開放測試「雲端硬碟串流檔案」新功能。 加入機器學習技術的「快速存取」。 可 30 人視訊的全新 Hangouts Meet 服務。 測試中更像 Slack 的 Hangouts Chat 。 在 Gmail 中即將推出「內建外掛」功能，類似 Google Drive 上的應用外掛 。 這些功能中，我最感興趣的是 Google Drive 上的「 小組雲端硬碟（ Team Drives ） 」，他號稱是真正為了專案合作而設定的雲端硬碟功能，這項功能目前已經推出，台灣 G Suite 用戶也可使用。 這篇文章，就來跟大家分享「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」與之前單純雲端硬碟共享檔案有何不同？還有介紹我實際測試後，其功能操作、管理設定等細節。 2017/10 更新， G Suite 用戶專屬的雲端硬碟同步方式 ： Google Drive 雲端硬碟檔案串流：不佔空間更高效率的新制教學

本想要在開學之際，寫一篇如何利用 Google Drive 撰寫報告論文的技巧，正在整理大綱，有企業來信詢問，說他們導入 G Suite 工作系統後，希望學更多 Google 雲端文書工具的使用技巧，尤其用在日常的報告文件流程上，想要邀請我 前往授課 。 於是我決定調整一下文章的撰寫方向，先從我自己實際的文書工作經驗出發，回頭看看使用 Google Drive 多年以來，我在上面有哪些常用的文書工作習慣與方法。 整理好後，我也把自己重新檢視的這份成果，寫在電腦玩物部落格中，跟各位讀者分享。

什麼是「 G Suite 」？其實就是 Google Apps for Work ，對企業與學校來說是打造 Google 雲端辦公室的服務，對每個個人工作者來說，就是由我們常用的 Gmail、 Google Drive 雲端硬碟、 Google 日曆等工具組成的工作系統。 今天， Google 推出了一個全新的工具：「 G Suite Training （ G Suite 培訓） 」，顧名思義，就是針對上述 G Suite 的「訓練」服務 ，他是一個 Chrome 套件，安裝後會出現在你的各個 Google 工作服務中，讓你隨時可以開啟 Google 日曆、 Google 雲端硬碟 、 Gmail 、Google Classroom 等工具的教學課程。 而且「 G Suite Training 」有幾個特色，首先他有「全程語音教學」，並且有「中文版」！再來他完全「免費上課」。此外更棒的是它是「即時互動實作教學」，不是影片、不是簡報，而是會帶著你實際操作並完成 Gmail、 Google 日曆或 Google 雲端硬碟的技巧與設定步驟！

前陣子 Google Apps for Work 改名「 G Suite 」，這套行之有年的 Google 企業、教育版辦公室服務不只換上新名稱，接著 Google 也針對雲端辦公室系統推出許多功能更新，例如以智慧型工作為訴求的：「 Google 懂自動設計簡報！ Google 簡報推出智慧型簡報版面設計 」。 而且看起來更新的腳步加快了，今天在「 G Suite （Google Apps for Work）」中又加入了一項新功能： 可以在 Google 文件、試算表與簡報內的某一段內容進行「 任務指派 」或「 指名確認 」 。 例如有一份會議協同合作文件，裡面列出了很多待辦事項，這時候可以針對個別事項，指定某某人來執行。或是在一份報表試算中，針對某一項統計結果，指名某某人來簽署確認。