[時間技客-24] 用情境而非時間排任務，我的情境排程技巧分享

有時候當我們排出像是這樣的時間表：「明天早上10點要寫文章，早上11點寫企劃，下午2點跑報表，下午4點製作簡報」，但是常常發現計畫趕不上變化，永遠無法照著計畫執行，這是出了什麼問題呢？

時間，本來就是充滿了變動。原本以為早上10點可以寫文章，但是如果客戶一通電話過來，寫文章的想法與心情就全部泡湯。而當一個時間點有了變動，後面的時間計畫就要跟著變動。於是就變成永遠無法按照時間表執行，甚至最後因為一團混亂，什麼計畫都沒執行。

老實說，除了那些約好了不會變動，一定要在某個時間與地點執行的「會議」、「約會」，例如早上 11 點要去會議室開會，或是買了下午 4 點的電影票，要不然其他任務，都不適合用時間表來安排。




歸結原因，排了計畫變成只是打擊自己，排了計畫只是製造混亂，是因為時間背後的情境變來變去，本來排好的時間到了，可能情境不是我們所預想的，於是在不適合的情況下就不想做事、無法做事，或是做了事也是效率低。

那要怎麼解決呢？解決辦法就是：

不要讓自己根據「時間」來做事，而是根據「情境」來做事。

讓自己在適合的情境，優先去做適合的事情，這樣動力最高，效率也最高。

下面分享我的具體做法。




我在安排每日的行動清單時（可參考：只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週 ），除了固定時間的會議外，不會安排其他行動要執行的時間，只把今日一定要做的重要行動列出來。

那麼，我要知道什麼時候做什麼好呢？我就利用「情境符號」。

我把「子彈筆記術」的子彈符號改造成情境符號，像是下圖這樣。

我有兩個基本符號，「#」代表適合認真工作的情境，「＠」代表適合認真思考的情境。

「#」像是要寫一封商務郵件、要跑一份報表、要打電話討論，需要我在辦公桌、電腦或特定工作環境中才能執行的任務。

「＠」像是想一個文章題目、思考一個問題解答、企劃一個專案方向，不需要特定時空，走路時、會議無聊時、有任何空檔時，都可以隨時動腦執行的任務。

於是，當執行每日行動清單時，我不是依照時間來執行，而是看看當下我進入什麼情境？是適合處理特殊工作的情境？還是適合思考的情境？然後優先執行清單中的那一種任務。

這樣一來，我就能善用適合的情境，更有效率完成適合的任務。




從上述的方法出發，我為自己更多的任務都「先安排好情境」，而非安排好時間。

因為我們不知道適合那個任務的時間什麼時候發生，但我們可以先確認任務適合什麼情境做。當情境對了，就去做適合的事。

例如下圖中，我利用 Evernote 的標籤功能，建立我對任務的「情境」判斷。我介紹其中幾個。

「個人空閑」情境，把我想在一個人空檔出現時做的任務放入，可能是玩一個遊戲。這樣當這種情境出現時，立刻打開這個情境分類下的任務，就知道可以優先執行甚麼。

「兩人時間」情境，把我想和老婆一起看的電影、一起討論的話題放入，當出現這樣的情境時，就優先執行這樣的任務。

「想和孩子一起做」情境，把想要帶孩子一起去的餐廳、遊樂園，或是想跟孩子一起讀的書，或是想跟孩子一起練習的事情，放入這個任務情境，當出現適合情境時，就優先執行這樣的事情。

我們很難為上述任務安排好明確的時間，但或許可以安排好情境，這樣時候對了，就可以去做他。

用「情境」而非「時間」安排任務，可以總結為下面的步驟和優點：

• 把任務分配到適合的情境
• 情境到了，做適合的任務
• 善用每一刻隨時變動的時間

時間會變，適合那個情境該做的事則不會變。

這也是「 GTD 時間管理方法」的關鍵技巧之一，有興趣的朋友，還可參考：「Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版 」、「Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理 」、「如何判斷重要的事？比重要緊急更有效的4步技巧 」等文章。

或是參考我的「時間管理課程、Evernote子彈筆記課程」。

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