讓 ChatGPT 教你如何利用 ChatGPT ，快速問對問題解決工作痛點

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在這幾個月的工作過程中， ChatGPT 確實已經成為我工作上的一個得力助手，使用的頻率到達每天起碼數十次以上。

這些使用，有些是針對特殊專案，例如我之前利用 ChatGPT 寫出一個自己用的番茄鐘網頁工具。或者最近持續訓練 ChatGPT 幫我設計 midjourney 提示語來更快產出寫文章需要的圖像。

但更多時候，是在各種日常工作情境中，解決那些繁瑣的、花時間的、大腦容易卡關的動作，例如：

  • 刺激關於文章標題、開場的靈感思考。
  • 檢驗或補充各種報告與文件內容上的漏洞、錯誤。
  • 摘要、分析、重整各種資料研究，快速撰寫筆記。
  • 設計一些簡單文案、貼文內容的草稿。
  • 一起協作一個專案企劃，例如課程企劃、活動企劃、產品企劃等等。
  • 快速把我的雜亂筆記，重新整理成需要的報告結構、文章大綱、表格格式等等。
  • 各種零碎的語言翻譯、知識問答、文字檢查等等工作需求。

有些朋友看到我的具體應用，問我說怎麼可以在短時間內，找到這些使用方法呢？

2024 更新，我實驗了一年的 AI 工作流程總整理：2024 我和 ChatGPT AI 工具如何一起工作，提示語、常用案例指南

2024/1/13 更新，學習 GPTs 商店熱門應用的提示語技巧：從 GPTs 商店熱門應用學 ChatGPT 怎麼用，免費版可用提示語分享




笨方法

其實，這裡面沒有很厲害的技巧，我一向喜歡先用笨方法，但笨方法往往能一步一步解決問題。

我一開始，並沒有瘋狂的去追逐各種 AI 工具與新聞，我只是先問了自己一個簡單的問題：

「目前我在工作流程中，有哪些問題，或是有哪些繁瑣步驟，我希望用 AI 幫我解決或節省時間？」

然後，我真的先把這些問題與需求列出一份筆記。並且開始試著一個一個用 ChatGPT 來解決看看。（最早的筆記如下圖所示）




過程中，有些問題發現利用 ChatGPT 真的可以加快速度，就把我的使用方式筆記下來，並且下次、下下次繼續試試看，也可能邊嘗試邊修正出更好的做法。（例如我反覆嘗試用什麼方式請 ChatGPT 潤飾文章與修正錯字，直到找到最有效做法。）

也可能有些問題與需求第一時間沒有想到有效解決辦法，也不用著急，就先留在筆記。可能一段時間後，剛好在某次閱讀瀏覽資訊時，看到某個做法，聯想到自己問題的解決辦法，這時候也趕快更新到筆記，並且實際試試看。

就在這樣的過程中，其實並非是一次飛快地就研究出所有的應用方式，但如果每天能夠解決一個小問題就好，一個月過去也能累積 30 個問題的解決辦法。就算是笨方法，也不需要太多時間，就能「累積」出起碼對自己來說足夠有效的「成果」。

例如我當時一開始列出的「想用 ChatGPT 解決的工作瑣事」筆記，已經從原本簡單的清單，變成加起來有上萬字，還有無數應用圖片的筆記。





聰明方法

不過，在更熟悉 ChatGPT 的應用方式後，我開始思考一個可能性：上述我自己的老實笨方法，有沒有可能透過 ChatGPT 來聰明的加速完成呢？

下面就讓我們來試試看，類似的流程，如何讓 ChatGPT 教我們利用 CahtGPT。

第一步：列出我的一日工作任務，請 ChatGPT 拆解步驟與問題

拆解自己的工作流程與步驟，其實並非一件簡單的事情。很多時候我們只是模糊的知道自己要完成什麼任務，但是對於任務實際執行時需要的步驟、要解決的問題，沒有真的實際拆解清楚。

而這是第一個可以請 ChatGPT 協助的地方。

我們先根據大腦的記憶，列出自己一日工作流程中可能遇到的大任務，例如要回應郵件、要撰寫企劃書等等。

接著，我們請 ChatGPT 拆解這些任務的具體步驟與可能問題。

例如我嘗試這樣詢問 ChatGPT ：

請你協助我拆解一日工作流程中有哪些具體處理步驟，以下「參考資料」提供我一日通常要處理的各種任務，根據最下方的「拆解範本」拆出每個任務可能需要解決的問題與具體步驟：

參考資料：###
- 回覆任務郵件
- 撰寫邀請合作郵件
- 製作產品報告、企畫書、簡報
- 規劃產品進度
- 設計產品封面、海報
- 規劃產品行銷活動
- 修改與校對書籍內容
- 處理請款等行政流程
- 準備實體、線上課程講座
- 講課
- 撰寫部落格文章
- 研究各種生產力方法、工具
- 閱讀大量書籍、網頁文章
- 規劃與執行家庭親子活動
###

拆解範本：###
- 回覆任務郵件
    - 理解郵件內容與待辦事項
    - 根據問題蒐集相關文件資料
    - 答覆對方提出的問題
###

於是我獲得下圖這樣的答案，我先貼上自己的筆記，以此為基礎，然後改寫、補充成更符合自己真實的工作流程步驟。

這些工作流程的細節步驟，其中某些環節，或許就是 ChatGPT 或 AI 工具可以幫忙的地方。





第二步：請 ChatGPT 提供可以在哪些步驟與問題中提供協助的建議

如果這些改寫後的工作步驟，還是想不到哪些環節可以讓 ChatGPT 幫忙怎麼辦？

不如試試看下面這樣的提問：

根據我們拆解出來的一日工作流程與具體步驟（如下方「流程清單」），請指出其中哪些步驟或問題解決可以透過 ChatGPT 協助，請單獨列出可以協助的步驟，並用清單解說可能可以如何協助。

於是我獲得下圖這樣的建議，那麼，我們就可以開始針對這些步驟或問題，嘗試看看用 ChatGPT 來解決。


透過這樣兩個步驟，甚至不需要先花時間到處去找各種應用資訊（雖然我這篇文章也算是一種應用資訊），也不需要到處嘗試各種工具。

只要 5 分鐘內完成上述兩步驟問答，我們應該就能找到好幾個馬上可以試試看的 ChatGPT 應用，而且是符合自己真正問題的應用。




第三步：請 ChatGPT 教你如何下提示語，完成任務協助

現在知道 ChatGPT 在哪些環節有可能提供協助了，不過知道可以協助是一回事，要怎麼具體讓 ChatGPT 協助又是另外一回事。

如果說我現在期待 ChatGPT 跟我一起合作撰寫企劃書，但是不知道怎麼「開口問他」（提示語技巧）怎麼辦呢？

其實在「ChatGPT 提示語說明書：通用三層結構與 9 個技巧提高 AI 生產力」這篇教學中我有提到，有時候一步一步追問，就是最好的提問方式。

（2023/10/15 更新，現在還可以圖片、文字混合提問：ChatGPT 圖文混合提問 9 種超能力：程式、教育、學習到行銷應用）（2023/11/15 更新，串聯更多功能的提問方法：ChatGPT 自動串聯多功能案例：上網＋圖像＋文件組合生成技巧）

但如果真的對如何問出好問題沒有概念，那麼或許我們可以這樣詢問 ChatGPT：

假設你是準備要寫一份行銷活動企劃書的工作者，你會如何詢問 ChatGPT，請 AI 幫你一步一步擬出有效的企劃書呢？

讓我們交換角色，請 ChatGPT 假扮成要問問題的我，請他設計詢問 ChatGPT 的提示語。

於是我們會獲得下圖這樣的結果，基本上" "中就是我們可以參考的提示語。我們可以根據這個邏輯，替換成自己需要的實際工作內容，一步一步詢問 ChatGPT ，生成需要的輔助草稿。

只要這樣多進行幾次，慢慢的我們也會自己掌握住詢問提示語的一些關鍵技巧，並找到適合自己的提問方式。




事實上，很多時候讓 ChatGPT 自己設計提示語，往往能得到不錯的建議（例如：我如何訓練 ChatGPT 撰寫 Midjourney 提示語？AI 繪圖四個階段）。

像是下圖這樣的例子，當我們煩惱如何讓 ChatGPT 產出有效摘要時，不如直接問 ChatGPT 以如何設計提示語來詢問 ChatGPT。

在這個例子中， ChatGPT 設計的提示語是很有效的，非常值得我們試試看：

  • 提供我收集到的資料。
  • 明確摘要的目的與需求。
  • 提供摘要報告的特殊結構、格式。




透過上述方法，我們可以更快找到自己利用 ChatGPT 的有效方式。倒也不是說一定要使用得很多，而是如果工作上有一兩個問題可以利用 ChatGPT 節省時間、產出成果，對我們來說就是很好的幫助了。

而當我們不知道如何利用他時，不如試試看讓 ChatGPT 教我們如何利用 ChatGPT ，他可以幫我們拆解出一些工作流程的基本問題與步驟，可以建議我們在哪些環節有可能可以提供幫助，甚至可以幫我們設計詢問 ChatGPT 的提示語。

但是我們也要知道的是，並非 ChatGPT 提供的建議就一定是有效的，但我認為這沒有關係，因為我們只要試試看就好，並不會花多少時間，其中有效的留下來、無效的就捨去。過程中，我們就能找到自己更有效的應用方式了。

有興趣的朋友還可以進一步研究



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我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：讓 ChatGPT 教你如何利用 ChatGPT ，快速問對問題解決工作痛點）

文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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